6 Dicas para uma administração condominial eficiente

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Para tornar a administração condominial eficiente, síndico, conselhos e moradores devem estar atentos a diversos aspectos. A vida financeira, as manutenções prediais e os serviços administrativos estão sempre em dia? A segurança está sob controle? O bem-estar dos condôminos tem sido uma das prioridades?

Estas são perguntas cujas respostas precisam ser positivas. A complexidade que envolve a administração condominial pode, em algum momento, atrapalhar o desempenho dos responsáveis. É como um chinês hábil, que precisa equilibrar vários pratinhos ao mesmo tempo. Não pode deixar cair nenhum. 

Tanto isso é verdade que muitos condomínios têm recorrido aos profissionais especializados, e contado com os benefícios de uma contratação deste tipo. Para facilitar entendimento e ação, vamos dar algumas ideias para tornar a administração condominial mais eficiente. Acompanhe, anote e leve o que considerar mais oportuno e adequado pra próxima assembleia. 

6 dicas para uma administração condominial eficiente

1. Contas e fundo de reserva equilibrados

É como na casa da gente. Se a saúde financeira não vai bem, todos os outros cuidados parecem em vão. Numa administração condominial eficiente, o fluxo do caixa (receitas e despesas) está sempre atualizado e positivo. Para que isso ocorra, a organização é essencial.

Toda a movimentação financeira do condomínio deve ser controlada em detalhes para que nada escape. As situações emergenciais devem estar previstas, as notas fiscais e os recibos devidamente guardados e os orçamentos acompanhados. Cabe ao síndico prestar contas a cada período em assembleia, com total transparência. 

Entre as informações, ele deve dar visibilidade ao fundo de reserva que é o saldo total proveniente das arrecadações extras. Geralmente, há um percentual nas taxas condominiais destinado a este fim. A alíquota varia de 5% a 10%, e o montante total serve pra dar suporte aos investimentos, além de arcar com obras e pagamentos emergenciais.

2. Evitando reclamações e prevenindo acidentes

Organizar a manutenção predial também é crucial pra garantir eficiência na administração condominial. Os serviços de limpeza precisam ser gerenciados com toda atenção e cuidado. Porque deles dependem a saúde e a integridade física dos moradores.

As vistorias periódicas quando não realizadas nas datas certas e de forma correta, podem acarretar prejuízos financeiros e colocar em risco a segurança das pessoas e do patrimônio do condomínio.    

As devidas manutenções das áreas comuns também precisam ser fiscalizadas rigorosamente. Piscina, salão de festas, salas de ginástica, garagens, elevadores, brinquedoteca, jardins, recepção e portaria exigem não somente limpeza diária, mas manutenção preventiva. 

Há algum item de decoração quebrado? Lâmpadas devem ser substituídas? A limpeza em geral e a do ar-condicionado tem sido feita periodicamente? As lixeiras estão sob controle quanto aos serviços de reciclagem e prevenção de doenças? Quando as vistorias atendem estas questões e são bem resolvidas, evitam-se reclamações e acidentes.

3. Comunicação é via de mão dupla para administração condominial eficiente

Voltando à comparação do condomínio com a nossa casa: já imaginou uma família na qual não existe comunicação? É possível haver uma boa convivência? Uma administração condominial eficiente também deve disponibilizar meios de comunicação eficazes.

Somente desta forma, o fluxo de informações circula na velocidade desejada e com qualidade. A comunicação transparente, cordial, concisa e amigável vai além de informar. É necessário, ainda, alinhar as expectativas, esclarecer dúvidas, receber sugestões e manter a comunidade condominial ciente das decisões tomadas em assembleia, das restrições e das regras. 

Como fazer? A comunicação interna depende de investimento em vários canais, e ferramentas específicas que alcancem os moradores. Vale implementar:

  • Sistema estruturado de circulares e avisos;
  • Envio de e-mails e newsletters;
  • Livro de ocorrências;
  • Boletins impressos;
  • Telas digitais instaladas nos elevadores;
  • Uso de aplicativos específicos.

Estas iniciativas devem ser complementadas com a divulgação permanente das assembleias. Afinal, é neste fórum que as principais decisões são tomadas.     

4. Braço direito de uma administração condominial eficiente

Para dar conta de todas as atribuições e responsabilidades, seu condomínio pode contratar um parceiro de confiança. E que tenha equipe de profissionais qualificados e especializados.  

Empresas que prestam serviços de assessoria pra gestão condominial englobam contabilidade, aspectos financeiros, parte jurídica, cobranças, assistência em reclamatórias trabalhistas, orientações técnicas à administração, atualização contábil, atendimento à legislação vigente e outros. 

Além de orientar os síndicos, a Alamo é uma administradora com experiência e qualificação pra tornar o convívio no seu condomínio bem mais harmonioso. Porque, no final das contas, o objetivo primordial da gestão é levar tranquilidade e segurança ao dia a dia dos condôminos, não é mesmo?

A Alamo funciona como se fosse uma ponte entre o condomínio e os órgãos legais, lida com aquelas questões burocráticas que exigem mais tempo e paciência do síndico, liberando-o para outras iniciativas importantes de uma administração condominial eficiente e proativa.

Contar com uma empresa como esta, garante também, que o contratante tenha o que há de mais inovador no mercado. Atender de maneira customizada às reais necessidades do seu condomínio. E economizar na medida em que a tecnologia, por exemplo, é aplicada em novidades que reduzem custos fixos e variáveis. 

5. Livre-se de processo de cobranças

Só quem faz ou já fez sabe o quanto é desgastante o processo de cobrança. Nos condomínios, não é diferente. Por isso, uma empresa terceira pode viabilizar desde a emissão de boletos com as taxas condominiais até disponibilizar acompanhamento personalizado e soluções para a realização de cobranças administrativas.

As cobranças são feitas de forma ativa e enérgica. Usando telefone, SMS, e-mail e envio de carta protocolada. A Alamo busca, ainda, facilitar acordos de forma ágil. E, nas situações em que o acordo não é possível, se responsabiliza por entrar com processos na Justiça.

Tudo com o sigilo que o tema requer. Esta praticidade beneficia o condomínio e minimiza atividades operacionais dentro do escopo do síndico.   

6. Facilite o acompanhamento de dados

Quando a gente consegue ter os dados que precisamos a mão, a gestão como um todo é facilitada. Isso precisa ocorrer em tempo real. Com isso, chegamos às melhores resoluções mais rapidamente.

Se seu condomínio ainda não tem software de gestão, dispositivo móvel e aplicativo que garantam este acesso, certamente está perdendo tempo e dinheiro. É hora de avaliar, quanto antes a possibilidade de um investimento nisto. 

Percebeu como há formas de tornar mais ágil a administração condominial eficiente no curto, médio e longo prazo? Então, agora, leia também nossas dicas para manter seu condomínio seguro.

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