Checklist e planner para síndicos

Download: controle da rotina e atividades do síndico com cronograma diário e semanal. Além de checklist mensal, anual, e sazonal.

 

Bons gestores são aqueles que conseguem conciliar eficiência e qualidade sem comprometer o pleno funcionamento da empresa ou sobrecarregar sua equipe. Para síndicos, profissionais responsáveis pela administração e gestão de condomínios,  a afirmativa também é válida; manter o equilíbrio entre tempo, funcionários, fornecedores, desempenho e outras atividades, são marcos que dividem os bons dos maus síndico.

Para lançar mão de uma rotina de trabalho efetiva, deve-se, primeiramente, conhecer todas as atividades e funções do síndico. Se você é um síndico de primeira viagem, recomendamos começar a sua jornada com nosso e-book gratuito: Guia do Síndico.

Neste artigo, para auxiliar a administração do seu condomínio, separamos as atividades do síndico em tarefas diárias, semanais, mensais, anuais e sazonais. Confira a seguir o checklist para síndicos. Ao final desta matéria, baixe nosso planner e comece hoje mesmo a organizar suas tarefas e rotina e trabalho.

Checklist para síndicos

Nada melhor como um bom planejamento para garantir uma rotina organizada. E uma rotina organizada, sem dúvida alguma, é amplamente favorecida pelo uso de recursos como cronograma e checklist. No caso dos síndicos, que assumem a complexa tarefa de gerenciar condomínios comerciais ou residenciais, ajuda muito dividir as tarefas em cronogramas diários, semanais, mensais, anuais e sazonais. Desse modo, acompanhe abaixo algumas sugestões de tarefas que podem ser incluídas em seus cronogramas para:

Atividades Diárias:

  • Verificar as atividades do zelador;
  • Rotina de jardinagem:
    • Rega, pragas, limpeza.
  • Rotina de limpeza:
    • Coleta do lixo, hall de entrada, corredores, elevadores, escadas, piscina, etc.
  • Rotina de segurança:
    • Funcionamento de câmeras e vídeo de segurança, acessos, sinalização.
  • Geral
    • Objetos achados e perdidos em: garagem, playground, hall de entrada, etc.

Atividades semanais:

  • Inspeção e vistoria geral do condomínio;
  • Acompanhar atividade da administradora;
  • Segurança:
    • Extintores, lacres, sinalização, integridade dos brinquedos do playground, prevenção de riscos em áreas coletivas, etc.

Atividades mensais

  • Jardim:
    • Poda, adubação e fertilização, controle de pragas.
  • Limpeza:
    • Calhas, ralos, vidros, espelhos, cloração de piscinas, etc.
  • Rotina fiscal e administrativa
    • Acompanhar inadimplentes, notas fiscais, extratos bancários, pagamentos de funcionários e contas, contribuições, etc.
  • Conferir alvarás e atestados de funcionamento
  • Segurança:
    • Checar adequação às Normas Regulamentadoras e equipamentos gerais (alarme de incêndio, iluminação de emergência, bomba d’água, disjuntores, quadro de força, pára-raios, elevadores, sinalização, etc.)
  • Prestação de contas ao conselho

Atividades anuais

  • Rever contratos de serviço e manutenção;
  • Manutenção geral
    • Bomba de incêndio, iluminação de emergência, bomba piscinas, manutenção, elevadores, etc.
  • Limpeza
    • Caixa d’água, caixa de gordura, fachada, pintura, dedetização, etc.
  • Regulamento fiscal e administrativo
    • Pagamento do décimo terceiro, recolhimento de INSS e FGTS dos funcionários, envio da Relação Anual de Informações Sociais, e Declaração do Imposto de Renda, etc.
  • Segurança
    • Recarga de extintores, checagem dos Equipamentos de Proteção Individual,
  • Prestação de contas à assembléia ordinária
  • Previsão orçamentária para o próximo ano

Atividades Sazonais

  • Reuniões emergenciais
  • Segurança e limpeza
    • Decantação e recolhimento de folhas da piscina, nível de óleo do elevador e eventual maquinário,
    • inspeção das instalações elétricas: troca de lâmpadas, fiação, etc.
  • Jardim
    • Poda de condução de ramos, direcionamento de trepadeiras e direção de cerca-viva.

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