Profissão síndico: guia para síndicos de primeira viagem

A “profissão síndico” caiu de paraquedas em sua vida e você não sabe por onde começar as atividades?

Tudo bem, sem pânico: você não é o primeiro nem será o último a passar por essa situação.

A verdade é que grande parte dos síndicos de primeira viagem, que muitas vezes até ganharam o cargo por falta de demais interessados, acabam descobrindo rapidamente por que foi tão fácil se tornar síndico.

Contas atrasadas, inadimplentes, processos desconhecidos e outras dores de cabeça costumam simbolizar a bandeira de boas-vindas do novo síndico de um condomínio residencial.

Se você está com aquele pensamento de “ok, virei síndico, e agora?”, não se preocupe, pois a Alamo preparou um guia com 8 passos para orientar de maneira simples e rápida os síndicos de primeira viagem.

Se seguir à risca nossas dicas para a profissão de síndico, acredite: você vai tirar de letra esta nova função em sua vida – e inclusive se divertir com ela.

Lembre-se de que o síndico não precisa ser proprietário e tampouco morar no condomínio, mas ainda assim é uma peça fundamental para a harmonia do local, e a sua dedicação vai ajudar a vida de muitos.

1.  Esteja ciente da situação real do condomínio

Antes de começar o trabalho, é necessário verificar a fundo o que já foi feito anteriormente para entender o que terá pela frente.

Saber a situação de inadimplência/adimplência do condomínio e se há processos judiciais ou problemas na estrutura do prédio, por exemplo, são passos importantes para evitar riscos e para elaborar um bom planejamento de ações futuras.

Deve-se também conversar com o zelador sobre a manutenção do local; procure saber as reclamações mais comuns e entender o histórico dos condôminos mais exigentes ou problemáticos.

Outro ponto importante é analisar, junto com a comissão, a pasta de prestação de contas da gestão anterior, identificando falhas e oportunidades de redução da taxa de condomínio.

2. Busque por informações corretas

A profissão de síndico exige que o profissional tenha conhecimento da legislação que se aplica ao condomínio.

Assim, saber os direitos e deveres do síndico e a responsabilidade civil e criminal inerente ao cargo é imprescindível.

A legislação e as decisões do judiciário sobre determinados assuntos sofrem frequentes mudanças, e você precisa estar ciente sobre as funções do síndico no código civil.

3. Descentralize atividades

Reunir uma boa equipe é muito importante, pois esse é um trabalho que não se faz sozinho.

Busque a contratação de uma boa administradora, que irá auxiliar o síndico na tomada de decisões e aconselhá-lo com base na experiência de mercado e de conselhos fiscais e jurídicos.

Além disso, não esqueça: sempre que um problema for apresentado, deve-se consultar e/ou contratar especialistas em engenharia, elevadores, leis trabalhistas, etc.

4. Seja transparente

Tenha em mente que fazer prestações de contas é uma obrigação da profissão síndico.

Questões como o saldo bancário, inadimplência, demonstrativo de receitas e despesas e tudo o que envolve as finanças do condomínio devem ser divulgadas. Mais que um dever, este é um ponto crucial para conquistar a confiança dos moradores.

Além da transparência, a co-participação e o envolvimento de todos também é fundamental. Apesar de o síndico ter autonomia para tomar certas decisões sem realizar assembleias, todos os moradores podem e devem ser consultados quando alguma mudança afetar suas vidas.

5. Defina horários e formas de atendimento

Uma forma de ganhar a confiança dos moradores é realmente fazendo a diferença em seu dia a dia. No entanto, esta não pode se tornar uma tarefa árdua e estressante.

Pensando nisso, defina horários, prazos de atendimento e até mesmo a forma como o morador deve dirigir a sua reclamação ou opinião ao síndico.

Assim, você evita interfones em momentos de descanso e outras surpresas desagradáveis que podem vir atreladas à profissão de síndico.

6. Seja profissional

Evite a velha situação de antigos vizinhos que criam inimizades por questões como discordâncias sobre o futuro do condomínio ou a aplicações de multas.

O síndico deve ter em mente que críticas e oposições fazem parte do processo e dizem respeito apenas à administração, não ao lado pessoal enquanto moradores.

O contrário também é verdadeiro.

Por se tratar do cargo com maior poder em um condomínio, o síndico não deve abusar da sua posição aplicando práticas ilegais, como se vingar de administrações anteriores ou de vizinhos.

7. Evite a possibilidade de fraudes

O segredo para evitar algumas velhas armadilhas pode estar em boas práticas de gestão.

Por exemplo, evitar conta bancária pool, conta na qual a administradora fica com o dinheiro de vários condomínios, em vez de ter uma conta individualizada por prédio, pois esse tipo de conta aumenta as chances de fraudes e erros.

Também é sempre indicado que se faça pelo menos três orçamentos antes de contratar qualquer empresa para trabalhar no condomínio. Para comparar valores, vale a pena conversar com síndicos e colegas para ter uma ideia de quanto o serviço custou em situações semelhantes.

8. Acompanhe os resultados

Outro papel da profissão síndico é o de controlar as finanças e a manutenção geral do condomínio. Boas práticas, como um checklist anual a ser feito pelo zelador para identificar o que precisa ser corrigido, podem ser fundamentais para qualificar uma boa gestão.

Falando em zelador, normalmente este também é o primeiro a descobrir quando alguma coisa está indo mal. Por isso, é importante prestar muita atenção no que ele reporta, pois pequenos detalhes podem ser sintomas de uma situação mais grave.

E lembre-se: realizar manutenções preventivas pode aliviar as contas momentaneamente, mas um grande acidente pode arrasar de vez com as finanças do condomínio.

Para finalizar, o síndico deve, mensalmente, analisar um relatório comparando as receitas e despesas entre o mês anterior e o atual para identificar a variação nos custos do condomínio ou aumento expressivo da inadimplência.

Agora que você já conhece quais são os 8 passos iniciais da profissão síndico, não deixe de conferir nosso eBook gratuito: Guia do Síndico: um material completo que preparamos para lhe ajudar com dicas de ouro para uma administração de condomínios eficiente.

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